Korzystasz z sytemu (Lotus, IBM, HCL) Domino / Notes, podjąłeś decyzję o migracji do Microsoft Exchange lub Office 365 i zastanawiasz się, co dalej? (O najczęstszych powodach migracji szerzej piszemy tutaj).
Zmiana systemu pocztowego to nie przysłowiowy „a walk in the park”. To złożony proces, który należy odpowiednio zaplanować i przeprowadzić w bezpieczny i przede wszystkim kontrolowany sposób. Możemy próbować zmierzyć się z nim samodzielnie. Niestety, bardzo często okazuje się, że pomimo rozległej technicznej wiedzy naszego zespołu, problemy jakie pojawiają się w trakcie migracji znacząco komplikują cały proces. To przekłada się na falę narzekań ze strony użytkowników końcowych i frustrację po stronie IT. Pamiętajmy, że poczta oraz narzędzia towarzyszące – kalendarze, zadania czy kontakty to najczęściej wykorzystywane codzienne narzędzia pracy w naszej organizacji!
Co może nas zaskoczyć w trakcie migracji? Okazuje się, że lista potencjalnych problemów jest całkiem pokaźna:
Problemy z przepustowością. Wymagana przepustowość jest niezbędna do przenoszenia danych z dowolnej aplikacji lokalnej do chmury bądź zewnętrznego Data Center. Niska przepustowość może stanowić poważną przeszkodę dla organizacji, które chcą przenieść dużą ilość danych z Domino / Notes do Office365 / Microsoft Exchange.
Rozwiązanie. Aby poradzić sobie z tym problemem, korzystamy z zewnętrznych narzędzi automatyzujących proces migracji. Pozwalają one pomijać dane skrzynki pocztowej przed faktycznym przełączeniem. W ten sposób dane użytkownika są wielokrotnie importowane do Microsoft Exchange przed ostatecznym przeniesieniem poczty. Pomocny może okazać się również konwerter NSF na PST, który pozwala na wyniesienia na zewnątrz archiwum – a co za tym idzie – pominięcie go w procesie migracji.
Rozwiązania hybrydowe. Wiele organizacji – szczególnie tych bardziej rozbudowanych, które muszą przechowywać i obsługiwać olbrzymie repozytoria danych, chce zachować pewne aspekty swoich środowisk lokalnych równocześnie migrując pozostałe do Office 365. Dobrym przykładem będą tutaj firmy, które wykorzystują Office365 dla pracowników mobilnych oraz rozwiązanie lokalne dla zespołów pracujących w biurze.
Rozwiązanie. Z pomocą przychodzi wdrożenie logowania jednokrotnego z pomocą usług federacyjnych Active Directory.
Ujednolicona poczta e-mail. Największym problemem przy imporcie danych z Domino do Office 365 jest utrzymanie tego samego formatu każdego elementu skrzynki pocztowej, folderów oraz pozostałych migrowanych elementów.
Rozwiązanie. W trakcie migracji możemy skorzystać z szeregu narzędzi zewnętrznych, które pozwalają na migrację poczty, kalendarza, kontaktów i zadań w modelu „1 do 1” – z zachowaniem formatowania, występujących w korespondencji grafik, czy różnych formatów językowych.
Złośliwe oprogramowanie. Wybierając rozwiązanie wspomagające proces migracji, należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Zdarza się, że wraz z importem danych, narzędzia pobierają wirusy lub złośliwe oprogramowanie.
Proces migracji jest skomplikowany z uwagi na różnice między Domino / Notes i Microsoft Exchange / Offcie 365:
- Domino / Notes to rozbudowany, lokalny klient poczty e-mail, natomiast Office 365 to platforma oparta na chmurze. Domino / Notes to praca grupowa i aplikacje, dlatego często równolegle z migracją poczty realizujemy migrację do platformy SharePoint bądź innych, tożsamych rozwiązań.
- Odmienna logika i struktura danych w obu systemach.
- Różny rozmiar skrzynki. Skrzynka w Domino / Notes zajmuje 70-80% pojemności zajmowanej w Exchange.
Skoro już wiemy, z jakimi problemami możemy się zderzyć realizując proces migracji i z czego one wynikają, przyjrzyjmy się w jaki sposób powinniśmy zaplanować nasze działania:
- Przygotowanie środowiska. Projekt powinniśmy rozpocząć od wyskalowania odpowiedniej infrastruktury na potrzeby maszyn migracyjnych oraz środowiska docelowego. Na tym etapie przygotowujemy konta na serwerze Domino oraz Exchange wraz z wymaganymi uprawnieniami
- Instalacja i konfiguracja narzędzi do migracji. Odpowiednie dobrane narzędzia skutecznie usprawniają proces migracji – pozwalają na zdefiniowanie cech, po których będziemy parować obiekty w obu systemach, wybór jednostek organizacyjnych w AD, w których znajdują się konta tworzone dla migrowanych skrzynek oraz import baz Exchange i użytkowników do migracji. Następnie tworzymy profile migracyjne, które określają rodzaj migrowanych elementów – maile, obiekty kalendarza, kontakty, zadania etc. jak również zakres czasowy i docelowe miejsce migracji.
- Komunikacja z użytkownikami końcowymi. W trakcie migracji, na bieżąco informujemy użytkowników końcowych o rozpoczęciu, zakończeniu procesu migracji.
- Przeprowadzenie migracji. Wykorzystane narzędzia pozwalają na jednoczesną migrację wielu skrzynek z zachowaniem oryginalnego formatowania.
TIPS:
- Decydując się na migrację, warto zadbać o narzędzia wspierające koegzystencję, które pozwalają na równoczesne współdziałanie dwóch środowisk – „starego” i „nowego”. To dzięki nim, od początku migracji zarówno w Domino, jak i Exchange funkcjonuje pełna lista odbiorców poczty. W przeciwnym razie globalna książka adresowa w Exchange jest budowana wraz z postępującą migracją.
- Rozwiązania automatyzujące proces migracji pozwalają na zarządzanie całym projektem migracji z poziomu jednej aplikacji. Zarówno administratorzy jak i użytkownicy końcowi mają możliwość zaplanowania migracji na później, wstrzymania i ponownego uruchomienia procesu jak i monitorowania statusu migracji w czasie rzeczywistym. Scentralizowany system zarządzania migracją ułatwia proces migracji z centralnej lokalizacji.
Jeżeli szukasz partnera, który zagwarantuje, że każdy istotny element systemu Domino / Notes zostanie bezpiecznie zmigrowany, z najmniejszą możliwą ingerencją w normalną pracę Twojej organizacji, zapraszamy do kontaktu!
Dlaczego warto nam zaufać?
- Przeprowadzimy migrację w sposób transparentny dla Twoich użytkowników końcowych.
- Odwzorujemy Twoją pocztę w modelu „1 do 1”, z zachowaniem spójności danych (formatowania, statusów wiadomości, tematów, języków), danych katalogowych (aliasów, list dystrybucyjnych), danych użytkownika (migrujemy archiwa ze wszystkich wersji Domino, od początku istnienia Twojej organizacji!).
- Odszyfrowujemy zaszyfrowane wiadomości w locie migracji, bez potrzeby ingerencji ze strony Twoich użytkowników końcowych. Jesteśmy specjalistami przeźroczystych dla użytkownika migracji.
- Zrealizujemy migrację w sposób przyrostowy, co pozwoli nam „domigrować” dane w locie.
- Jeżeli zajdzie taka potrzeba, wdrożymy usługi Active Directory, przygotujemy i wdrożymy politykę backupu czy procedurę Disaster Recovery.
Ponadto, posiadamy wieloletnie doświadczenie:
- Z sukcesem zrealizowaliśmy wieloserwerowe migracje do Microsoft Exchange w wersji 2003, 2007, 2010 i 2013, które obsługiwały tysiące skrzynek.
- Mamy doświadczenie w realizacji projektów opartych o infrastrukturę klienta, usługę Office 365 oraz nasze Data Center.
- Od wielu lat posiadamy status Microsoft Gold Certified Partner.